Derecelendirme süreci başlangıcı
Süreç, şirketin SAHA A.Ş.’ne derecelendirilme amacı ile başvurusuyla başlar. Sözleşme imzalama safhasında sadece SAHA A.Ş. üst yönetimi durumdan haberdardır. Sözleşme imzalandıktan sonra SAHA çalışanları durumdan haberdar olur ve şirket ile irtibata geçerler. İlgili sektörde en tecrübeli analist şirketin durumunu değerlendirmek ve gözetimine başlamak üzere atanır. Analistlerimiz genellikle bir veya iki endüstride, bu endüstrilerdeki tüm alt sektörleri kapsayacak şekilde uzmanlaşmışlardır.
Yönetimle Toplantı
Yönetimle toplantı SAHA’nın derecelendirme sürecinin önemli bir parçasıdır. Bu toplantının amacı şirketin ana faaliyetlerini ve finansal planlarını, yönetim politikalarını ve notlandırma üzerinde etkisi olacak diğer faaliyetlerini gözden geçirmektir. Yönetim ile yapılacak toplantılar, şirketin içinde bulunduğu durum ve beklentileri hakkında objektif bir kanıya varmak için kritik önem taşır.
Katılım
Şirket imzaya yetkili yönetici tarafından temsil edilir. İmzaya yetkili yönetici stratejik önem taşıyan konularla ilgili toplantılara (genellikle başlangıç toplantılarına) mutlaka katılmalıdır. Şirket uzmanları iş birimleri konusunda ayrıntılı bilgi sağlamalıdır. Dışarıdan katılan danışmanlar etkili bir sunum hazırlanmasında yardımcı olabilirler. Danışmanların toplantılara hazırlanmada yardım etmeleri ya da toplantılara katılmaları tamamen yönetime ait bir karardır.
Planlama
Yönetim ile toplantılar, gerek karşılıklı uygunluğu sağlamak amacıyla gerekse analistlerimize hazırlanmaları için gereken zamanı tanımak amacıyla haftalar öncesinden plânlanır. Bu plânlama 3 hafta gibi bir süre olarak düşünülmelidir. Bazı durumlarda (kapsamlı belge incelemesi gibi) daha fazla zaman gerekebilir.
Ziyaretler
Şirket ziyaretleri, SAHA’nın şirketin esas faaliyetleri konusunda bilgi edinmesi için elzemdir. Ancak zamanlama kısıtlamaları göz önünde bulundurulduğunda bu iş için en uygun zamanın ilk derecelendirme aşaması olduğu söylenebilir. Aşağıda da görüleceği üzere bu tür ziyaretler, daha sonraki gözetim sürecinde daha sık kullanılır.
Toplantılara Hazırlık
Şirket ile derecelendirme sözleşmesi imzalandıktan sonra, şirketten aşağıdaki bilgi ve belgeler istenir. Derecelendirme uzmanları, şirketle ilk görüşmeye gitmeden önce, bu bilgi ve belgeleri incelemiş ve hazırlanmış olacaktır.
- Şirketin son 2 yıllık bağımsız denetim raporları.
- Şirketin yıllık ve/veya ara dönem (olağandışı) faaliyet raporları.
- Şirket ana sözleşmesi.
- Geriye doğru 2 yıllık kâr dağıtım bilgileri.
- Şirketin yasal kararlara dayanan organizasyon yapısı ve bu yapıda geriye doğru 2 yıl içinde gerçekleşen değişiklikler.
- Geriye doğru 2 yıllık olağan ve olağanüstü Genel Kurul kayıtları.
- Şirketin ve yan şirketlerin çıkardıkları yeni pay senetlerine ilişkin açıklamalar.
- (%10 ve üzerinde pay sahibi olan) anahtar ortaklar ile kreditörlerin kimlikleri.
- Ortak haklarını kötüye kullanma ya da diğer ihlaller ve usulsüzlüklerden kaynaklanan cezalara ilişkin kayıtlar (henüz karara bağlanmamış olaylar dahil).
- Yönetim Kurulunun oluşumu ve yapısı hakkında açıklamalar ile üyelerin kimlik ve özgeçmişleri.
- Şirketin bağımsız denetçisine ilişkin bilgiler.
- Geriye doğru 2 yıl içinde, Şirketin net varlık değerinin %10’unu aşan tutardaki ticari işlere ve bağlantılara ilişkin açıklamalar.
Şirkete ait bilgi ve belgeler dışında sektör bilgileri de yararlı olmaktadır. Zorunlu olmamakla beraber, şirket yönetimi tarafından hazırlanmış sunumlarda yapılabilir. Bu tür bir sunum toplantının genel düzenini sağlamak bakımından yararlı olacaktır. Yazılı bir sunumun hazır olduğu durumlarda, SAHA analistleri toplantı başlamadan önce gözden geçirme şansına sahip olmalıdırlar. Toplantılarda tüm soruları cevaplamaya çalışmak gerekli değildir. Eğer birkaç noktayı aydınlatmak için ilâve bilgi gerekli olursa toplantıdan sonra sağlanabilir. Her durumda analistlerimiz toplantıda görüşülen konuları analiz ettiklerinde, yeni soruları olacaktır.
Gizlilik
SAHA’ya sunulan bilgiler derecelendirme ekibi tarafından kesinlikle gizli tutulmaktadır. Bu konuda SAHA çalışanları gizlilik kurallarına uyacaklarına dair yemin etmiş ve belge imzalamışlardır. Şirket onay vermiş ise, aldığı not kamuya açıklanır, ancak SAHA sadece kamuyu ilgilendiren bilgiyi yayınlar. Derecelendirmenin detayları, kanuni zorunluluklar saklı kalmak kaydı ile, herhangi bir amaçla veya başka bir kurum ile, SAHA birimleri de dahil olmak üzere, paylaşılmayacaktır. SAHA derecelendirme faaliyetleri birimi ile diğer departmanlar arasında bilgi akışı engellenmiştir.
Toplantı gündemi
Aşağıdakiler, SAHA’nın şirket yönetimi ile yapacağı toplantıdan elde etmeyi plânladığı bilgi ve belgelerdir;
- Sektörün durumu ve beklentiler
- Şirket içi iş bölümü,
- Operasyonel istatistikler
- Rakipler ile mukayese
- Yönetimin finansal politikaları ve finansal performans hedefleri
- Var ise farklı muhasebe uygulamalarının gerekçeleri
- Yönetimin pazar payı ve operasyon hedefleri
- Gelir tablosu, nakit akım tablosu ve bilanço hedefleri
- Sermaye harcama planları
- Finansman alternatifleri ve olasılık hesapları
SAHA’nın derecelendirme faaliyetleri yönetimin gelecek hakkındaki görüşleri veya şirketin finansal tahminleri üzerine kurulu değildir. Daha ziyade şirketin genel görünümü üzerine vardığımız kanıya bağlıdır. Ne var ki yönetimin finansal tahminleri derecelendirme süreci için değerli bilgilerdir, bu bilgiler yönetimin karşılaşılan zorluklarla nasıl başa çıkacağını göstermektedir. Ayrıca yönetimin finansal stratejilerini dahili nakit akımına mı yoksa harici fonlamaya mı dayandırdığı da önemlidir.
Toplantı bir iki gün sürebilir. Yönetim tarafından yapılabilecek kısa ve resmi sunumlar yararlı olacaktır.
Derecelendirme Komitesi
Toplantıdan kısa bir süre sonra 3 veya 5 kişiyi içeren bir komite toplanır. Sektör analisti tarafından komiteye bir sunum verilir. Bu sunum; şirketin faaliyet konusu ve bulunduğu sektörü, şirketin kantitatif analizini ve karşılaştırmalı istatistikleri, stratejik ve finansal yönetimi analizini ve not önerisini içerir.
Komite tarafından verilecek not belirlendiğinde, şirket nottan ve bu notu destekleyen başlıca hususlardan haberdar edilir. Şirket, notu yayınlanmadan önce yeni veya ek bilgi sağlayarak notuna karşılık verebilir. Mevcut notun değiştirilmesi kararı alındığında komite yeni bilgiyi tartışmak için yeniden toplanır.
Derecelendirme sürecinin bütünlüğünü ve tarafsızlığını sağlamak amacıyla, derecelendirme komitesini oluşturan kimlikler gizli tutulur ve şirket çalışanlarına açıklanmaz.
Gözetim
Açıklanmış derecelendirme notları en az bir yıl süreyle gözetim altında tutulur. Şirketin isteğine bağlı olarak, verilen notlar sürekli gözetim veya süreli gözetim seçeneğine sahiptir. Gözetim, not verme aşamasında çalışan sektör analisti tarafından sürdürülür. Gözetim süreci içerisinde, şirket her türlü bilgi ve belgeyi, yeni gelişmeyi ya da değişikliği SAHA’ya bildirmek zorundadır.
Analistimiz şirketin performansı ve gelişmeleri hakkında şirket ile periyodik olarak irtibatta olmalıdır. Şirket yeni bir finansal faaliyet plânlandığında, güncelleme amaçlı bir yönetim toplantısı uygun olur.
Yönetim toplantıları genellikle yıllık olarak plânlanmaktadır. Bu toplantılar, analistlerin yönetimin mevcut gelişmeler hakkındaki görüşlerinden, geleceğe ait plânlardaki değişikliklerden haberdar olmasını ve ilk beklentilerden farklı performans gösteren iş konularını tartışmalarını sağlamaktadır. SAHA başlangıç toplantılarında önem verilmesi gerektiğini düşündüğü konuları vurgular.
Toplantılar genellikle şirket merkezinde olmalıdır. Bunun nedenleri şunlardır; yönetim personeli ile daha çok bir arada bulunmak (çoğunlukla operasyon seviyesindekilerle), kritik noktalar hakkında ilk elden bilgi almak, iş birimlerini derinlemesine incelemek için daha çok imkâna sahip olmak. Şirket merkezinde yapılacak toplantılar, zaman ve mekan kısıtlamaları göz önünde bulundurularak, önceden plânlanmalıdır.
Analistler şirketin stratejilerini ve finansal plânlarını zaman içinde karşılaştırarak, neden ve nasıl değiştiklerini araştırır. Bu sayede, şirketin öngörü ve plânlarını uygulama yeteneği de ölçülür. Bazı durumlarda, analist aynı çalışma yılı içinde değişik yönetimlerle karşılaşabilir. Bazı durumlarda ise yıllar boyu değişmeyen yönetimlerle çalışır. Tecrübeli bir analist bu iki durum arasındaki farkı kolaylıkla ayırt edebilir.
Not Değişimleri
Gözetim sürecinin sonucunda, değişen bazı koşullar notlar üzerinde yeniden düşünmeyi gerektirebilir. Bu durumda şirket izlemeye alınır. Bunu etraflı bir analiz, yönetim ile iletişim, ve komiteye sunum takip eder. Derecelendirme komitesi durumu değerlendir, not değişikliğinde bir karara varır ve şirketi haberdar eder. Süreç yeni bir derecelendirilme ile aynıdır.